Abrechnungen

Eines der wichtigsten Features in CONSILIUM ist die Möglichkeit, Abrechnungen zu generieren. Für einen oder mehrere Mitarbeitertypen können Sie so Monat für Monat Abrechnungen erstellen, die Sie als vorgefertigte PDF Dateien abrufen, deren Daten Sie in ihren lokalen Programmen verarbeiten oder deren Kosten Sie über die Kostenstellenzuordnung genau differenzieren können.

Was ist notwendig um Abrechnungen zu generieren?

Zunächst müssen Sie mindestens einen Mitarbeitertyp anlegen, für den Abrechnungen generiert werden sollen.

Wie bei diesem Beispiel:

Abrechnungen im Mitarbeitertyp
Der Mitarbeitertyp „Flexi_1“ soll mit Abrechnungen versehen werden

Nun müssen die Mitarbeiter/Innen selbst angepasst werden. Sie müssen (1) diesem Mitabeitertyp zugeordnet werden, wenn sie Abrechnungen erhalten sollen. Dann – ganz wichtig, denn ohne diese Einstellung funktioniert das alle nicht – muss jedem dieser Mitarbeiter/Innen ein Stundensatz zugeordnet werden. Dieser wird mit den nicht abgerechneten Stunden multipliziert und so ergibt sich die Summe einer Abrechnung. Und (3) ist es sinnvoll, dass diese Mitarbeiter/Innen für den Versand von E-Mails aktiviert sind, damit Abrechnungen und Stundennachweise per E-Mail erhalten können:

Mitarbeiter Abrechnungen Einstellungen
Mit diesen Einstellungen ist der Mitarbeiter Enno Dreibeiner für Abrechnungen eingerichtet

Hinweis: Beachten Sie bitte auch die maximal planbaren Stunden. Wenn die mit Abrechnungen geplanten Mitarbeiter/Innen als geringfügig Beschäftigte arbeiten, dann ist vermutlich auch die Anzahl der maximal planbaren Stunden begrenzt.

Wie können Abrechnungen generiert oder eingesehen werden?

Abrechnungen können genau wie Dienstpläne und andere Reports jederzeit abgerufen und eingesehen werden.

Abrufen über Mitarbeiternamen

Wenn Sie im Planerfenster auf einen der Namen klicken öffnet sich ein Fenster, das viele Details über diese/n Mitarbeiter/in verrät. Die Details beziehen sich immer auf den Monat, den Sie derzeit im Planerfenster geöffnet haben – in der Regel ist das vermutlich der aktuell laufenden Monat. Eine Abrechnung mit allen nicht abgerechneten Beträge aus diesem Monat können Sie für diese Person durch einen Klick auf das Euro-Symbol in der Fusszeile aufrufen:

Abrechnungen Verwaltung Mitarbeiter

Sie sehen dort auch einen Blick, wie viele Stunden insgesamt schon abgerechnet wurden und wie viele Stunden mit welchem Betrag noch nicht abgerechnet worden sind.

Dieses Abrufen von Abrechnungen bezieht sich immer nur auf den laufenden Monat, der in dem Planerfenster gerade angezeigt wird.

Abrufen über die Auswertungen

Unter dem Menüpunkt -> Auswertungen -> Abrechnungen können Sie ebenfalls Abrechnungen für einzelne Mitarbeiter/Innen abrufen. Sie sind hierbei nicht auf einen Monat beschränkt, sondern können einen eigenen Zeitraum vorgeben. Sie können hier auch einen Zeitraum als „abgerechnet“ markieren oder einen Zeitraum wieder als „nicht abgerechnet“ zurücksetzen – Details dazu erklären wir in dem Abschnitt „Wie kann der Abrechnungsstatus gesetzt und verändert werden?“.

Beachten Sie hier bitte die Unterscheidung beim möglichen Anhang, den Sie einer Abrechnung hinzufügen können. Zusätzlich zu der Abrechnung, in der alle Stunden nach Monaten und Kostenstellen gruppiert sind, kann als Nachweis so ein Anhang generiert werden. Eine Abrechnung zeigt immer alle nicht abgerechneten Stunden, wobei der Anhang ein kompletter Dienstplan sein kann oder ein Stundennachweis. Beides unterscheidet sich wie folgt:

Dienstplan beifügen: Es wird der komplette Dienstplan für den ausgewählten Zeitraum ausgewählt. Es wird dabei nicht berücksichtigt, ob Planungen in dem gewählten Zeitraum bereits als ‚abgerechnet‘ markiert worden ist.

Stundennachweis beifügen: Der Stundennachweis unterscheidet sich vom Dienstplan darin, dass er für den ausgewählten Zeitraum nur die Planungen auflistet, die bisher nicht als ‚abgerechnet‘ markiert worden sind.

Welche der beiden Optionen möglich ist, wird durch den Schieberegler Nur NICHT abgerechnete Beträge anzeigen vorgegeben. Wenn Sie ALLE Beträge anzeigen möchten, also auch die bereits abgerechneten, dann wird der komplette Dienstplan als Anhang beigefügt. Sollen nur die nicht abgerechneten Beträge angezeigt werden, wird ein Stundennachweis erzeugt.

Details Abrechnungen

Natürlich kann die Abrechnung auch komplett ohne Anhang erzeugt und versendet werden. Dazu deaktivieren Sie einfach die Option „Stundennachweis beifügen“ bzw. „Dienstplan beifügen“.

Abrufen über „Versand & Download“

Bisher haben Sie nur erfahren, wie einzelne Abrechnungen für einzelne Personen erzeugt werden. Wie können aber diese Abrechnungen automatisiert erzeugt oder sogar versendet werden?

Das geschieht über den Menupunkt -> Werkzeuge -> Versand & Download“. Hier können Sie neben einfachen Nachrichten die Dienstpläne und auch die Abrechnungen versenden. Aktivieren Sie dazu den Reiter „Versand von Abrechnungen“.

Für weitere Details zu dem automatisierten Versand von Abrechnungen, klicken Sie bitte hier.

Wie kann der Abrechnungsstatus gesetzt und verändert werden?

Es ist natürlich sehr wichtig, dass einzelne Planungen aber auch ganze Zeiträume für Mitarbeiter/Innen als „abgerechnet“ markiert werden, damit diese nicht mehr in zukünftigen Abrechnungen auftauchen. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

In diesem Fenster (-> Auswertungen -> Abrechnungen) sehen sie die beiden Button „Als ABGERECHNET markieren“ und „Abrechnung zurücksetzen“. Damit setzen oder entfernen Sie „abgerechnet“ Status für die ausgwählte Person und den ausgewählten Zeitraum.

Dann haben Sie die Möglichkeit, unter -> Werkzeuge -> Versand & Download auch beim Versand der Abrechnungen direkt den „abgerechnet“ Status zu setzen. Das ist dann völlig automatisch und für ALLE Personen, an die sie Abrechnungen versenden. Weitere Infos finden Sie auf der Info-Seite von „Versand & Download“.

Sollte sich die Notwendigkeit ergeben, dass Sie den Abgrechnet-Status gezielt für eine einzelne Planung ändern möchten, dann können Sie dies direkt im Planerfenster machen. Wechseln Sie dazu in das Plaungsfenster und klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine Planung und ändern Sie für diese Planung den Abgerechnet-Status:

CONSILIUM Planung gezielt ändern

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