Das Planerfenster

 

Das Planerfenster ist der wichtigste Bereich in CONSILIUM. Hier werden Sie die meiste Zeit verbringen und die eigentlichen Planungen vornehmen. Direkt vorab: Auf der linken Seite sehen Sie eine Toolbar. Die Erläuterungen der Funktionen dieser Toolbar sind in einem eigenen Infofenster (siehe Infobutton ganz unten in der Toolbar) separat erklärt.

In der „Erste Schritte“ Anleitung haben sie bereit gelernt, wie Sie mit der Planung beginnen. Sie müssen zunächst über das Menu ->Neu diese Elemente anlegen, damit eine Planung möglich ist:

  • MitarbeiterInnen
  • Standorte
  • Stati

All diese Elemente erscheinen in dem Planerfenster. Die Namen der MitarbeiterInnen werden in der ersten Spalte des Planerfensters angezeigt. Standorte und Stati werden mit einem Klick auf die rechte Maustaste geplant – dazu kommen wir gleich.

 

Die horizontale Leiste

Die horizontale Leiste dient der Navigation durch die Tage und den Monat und zeigt einige wichtige Informationen zu Planung an. Sie hat diese Funktionen:

 

[1] Das ist der Datumsbereich. Hier springen Sie im Planer zum heutigen Datum, einen Tag zurück, einen Tag vor oder aber Sie wählen gezielt ein Datum aus, das Sie aufrufen wollen.

[2] Dieser Button zeigt an, welchen Planungsstatus das aktuell ausgewähle Datum hat. Wenn Sie auf diesen Button klicken, wird der Tag als „abgeschlossen“, also fertig geplant angezeigt. Oder Sie setzen einen bereits abgeschlossen Tag zurück auf unfertig. Jeder „fertige“ Tag reduziert logischerweise die Anzahl der noch zu planenden Tage. Das wirkt sich auf die Monatsübersicht (aufgerufen in der Toolbar) oder auf den Planungsstatus im Startbildschirm nach der Anmeldung aus. Sie sehen so auf Anhieb, wie weit Sie mit der Planung sind.

[3] Dieser Infobutton gibt eine Übersicht über die Tagesplanung aus, quasi eine vertikale Ansicht der aktuellen Planung, geordnet nach der Startzeit.

[4] In diesem Bereich wird die ausgewählte Zeitspanne, ein dem Tag über den Eventkalender zugeordnetes Ereignis und der Name der Person in der aktuell ausgewählten Planungszeile angezeigt. Damit behalten Sie die Übersicht, wenn Sie viele Namen und einen großen Zeitbereich einsehen müssen.

[5] Die Tagesinfo ist ein kleines Notizfeld in dem Sie einen für sie selbst gedachten Hinweis auf die Planung an diesem Tag eingeben können. Diese Info wird sonst nirgendwo angezeigt und spielt für die Planung selbst keine Rolle.

[6] Diese kryptische Zahlenkombination ist sehr wichtig für die Planung. Sie erscheint immer dann, wenn Sie in eine Zeile eines Namens klicken. Die Kombination der Zahlen hat folgende Bedeutung:

[1] Die erste Zahl („58.5“) gibt die Anzahl der geplanten Stunden in dem laufenden Monat der Person aus, in deren Zeile sie geklickt haben. Die Zahl direkt daneben („60“) zeigt die Anzahl der maximal planbaren Stunden, die Sie dieser Person in der Mitarbeiterverwaltung zugeordnet haben.

[2] Folglich zeigt die zweite Zahl in eckigen Klammer („1.5“) die Anzahl der Stunden an, die noch geplant werden können.

[3] Der Prozentsatz schließlich zeigt an, wie viel Prozent der 60 zur Verfügung stehen den Studen bereits verplant worden sind.

Diese Zahlenkombination ändert sich ständig, wenn Sie in eine andere Zeile klicken und damit einen anderen Namen auswählen.

Die Auflistung der MitarbeiterInnen

Wenn Sie Ihre MitarbeiterInnen angelegt haben, dann erscheinen diese als Zeilen in dem Planerfenster. Diese Liste kann sortiert und gruppiert werden. Diese Gruppierung hängt jedoch davon ab, welche Mitarbeitertypen Sie angelegt haben und wie diese den jeweiligen Personen zugeordnet wurden. Ein Mitarbeitertyp ist also eine solche Gruppierung. Mitarbeitertypen können unterschiedliche Eigenschaften haben (Zuordnung zu Abrechnungen, Urlaubsplaner, verschiedene Optionen im Stundenhandling).

Legen Sie zunächst über ->Neu ->Mitarbeitertyp die Gruppen von Mitarbeitern an, die sie benötigen. Typische Gruppen sind:

  • Festangestellte
  • Geringfügig Beschäftigte
  • Auszubildende
  • Studentische Hilfskräfte
  • Festangestellte Nachtschicht
  • usw.

Wann immer Sie eine Grupperung benötigen, können Sie Personen diesen Typen hinzufügen. Beachten Sie bitte, das eine Person immer nur einem Mitarbeitertyp zugeordnet sein kann. Die Zuordnung des Mitarbeitertyp erfolgt für jede einzelne Person unter ->Verwaltung ->Mitarbeiter:

Stellen Sie dann die Optionen für die jeweiligen Mitarbeitertypen unter ->Verwaltung ->Mitarbeitertyp ein und legen Sie auf der rechten Seite fest, wie die Sortierung der Mitarbeitertypen sein soll, in dem Sie einfach die Anordnung der Bezeichnungen ändern. Sollten Sie im Hintergrund das Planerfenster geöffnet haben, dann können Sie die Änderung der Anordung sofort in Echtzeit sehen:

Die Planung

Wie läuft nun die Planung ab? Das ist super einfach. Da Sie ja bereits Standorte und Stati angelegt haben, können Sie eine Planung sehr einfach einfügen. Markieren Sie dazu einfach eine Zeitspanne in der Zeile der zu planenden Person. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf diesen markierten Bereich und fügen Sie den Standort oder den Status einfach in die Planung ein.

Wenn Sie mit der linken Maustaste auf eine bereits vorhandene Planung klicken, können Sie die Planung modifizieren. Sie können

  • [1] die Planung löschen
  • [2] die Planung mit einer speziellen, von der eigentlich für den Standort/Status hinterlegten, abweichenden Kostenstelle versehen
  • [3] den „Abgerechnet“ Status gezielt für diese eine Planung ändern/zurücksetzen.

Eine Planung zu verändern ist ebenfalls sehr einfach. Gehen Sie mit Maus in den Anfang oder das Ende der Planung und verändern Sie die Länge der Planung:

Mitarbeiterinfos

Wenn Sie in der Spalte mit den Namen der MitarbeiterInnen auf einen Namen klicken, dann erhalten Sie ein ausführliches Informationsfenster mit allen wichtigen Planungsinfos zu diesem Namen. Sie sehen ganz links die Totalsummen der Planung für diesen Mitarbeiter – für den aktuellen Monat, aber auch für den gesamten Zeitraum seit CONSILIUM eingesetzt wurde.

Die drei Reiter zeigen wiederum weitere allgemeine Informationen an:

  • Wie oft hat die Person an welchen Standorten gearbeitet?
  • Wie hat sich die Anzahl der durchschnittlich geplanten Stunden im Laufe der letzten Monate entwickelt?
  • Wie ist der aktuelle Stand der Planung für den laufenden Monat?
  • Wieviele Stunden wurden bereits abgerechnet oder sind noch offen (sofern die Person einem solchen Mitarbeitertyp zugeordnet ist) ?

Alle diese Informationen sind in der Regel direkt für die Zwischenablage abrufbar und können z.B. in eine Tabellenkalkulation wie Excel eingegeben werden.

Viele weitere Infos, wie etwa eine Monatsübersicht zur Verteilung der geplanten Stunden oder zur Vollständigkeit der Besetzung von Standorten, finden Sie bei den Buttons der Info-Toolbar ganz links. Klicken Sie bitte dort auf den Info-Button, um Informationen zu diesen Funktionen zu erhalten.

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