Verfügbarkeit

Die Verwaltung von Verfügbarkeiten der MitarbeiterInnen ist eine der zentralen Funktionen von CONSILIUM. Die Verfügbarkeit kann von Ihnen als Dienstplaner eingefügt werden. Oder Sie geben die Nutzung der Verfügbarkeitsverwaltung für Ihre MitarbeiterInnen frei. Dann können Ihre MitarbeiterInnen selbst eintragen, wann und wie Sie für die Arbeit zur Verfügung stehen. Das ist inbesondere dann wichtig, wenn Sie viele flexible MitarbeiterInnen planen müssen, bei deren verfügbaren Arbeitszeiten oder auch Berücksichtigung von individuellen Wünschen schnell der Überblick verloren gehen kann.

Wenn Ihre MitarbeiterInnen auf CONSILIUM zugreifen, dann haben Sie nur einen sehr eingeschränkten Zugriff. Neben der Änderung der Verfügbarkeit können der jeweilige Dienstplan eingesehen werden und eine Verbindung des Dienstplanes zu externen Programmen wie Outlook, Google Kalender oder Thunderbird aufgebaut werden. Weitere Infos dazu finden Sie unter ->Werkzeuge ->Schnittstellen.

Zunächst müssen Sie die jeweiligen MitarbeiterInnen für die Verfügbarkeitsverwaltung aktivieren und Ihnen eine automatisierte E-Mail zukommen lassen, in der die Vergabe eines CONSILIUM Zugangs geregelt wird. Sie finden diese Option unter -> Verwaltung ->  Mitarbeiter:

Wiederholen Sie diese drei Schritte für alle MitarbeiterInnen, die Zugriff auf Ihre Verfügbarkeit bekommen sollen. Bitte beachten Sie, dass eine gültige E-Mail Adresse  für jede/n Mitarbeiter/In eingegeben sein muss. TIPP: Beginnen Sie mit einer schrittweisen Umstellung auf dieses neue System und testen Sie die Funktionalität zunächst mit einigen ausgewählten MitarbeiterInneN

Der/die Mitarbeiter/In erhält folgende Mail – wie immer, wenn eine Mail von CONSIILIUM versendet wird mit dem Absender „CONSILIUM Dienstplaner“

Mit dieser Mail ist es dann sehr einfach, einen CONSILIUM Zugang anzulegen. Die Vergabe des Passwortes funktioniert genauso, wie die Vergabe Ihres eigenen Passwortes nach der Registrierung für CONSILIUM

Wiederholen Sie diese drei Schritte

Der Unterschied zu jemandem, der die Planung in CONSILIUM vornimmt liegt im Funktionsumfang. Wie bereits erwähnt können Personen, die CONSILIUM nur für die Verfügbarkeitsverwaltung nutzen nur noch ihren eigenen Dienstplan einsehen. Der/ die Mitarbeiter/In wird mit diesen Optionen nach dem Login begrüsst, der in etwa so aussieht:

Über die Funktion „Mein Dienstplan“ kann dieser von der/dem Mitarbeiter/In aufgerufen werden:

Oder es kann eben die eigene Verfügbarkeit geändert werden:

Dieser Verwaltung entspricht in ihrem Aufbau genau den Möglichkeiten, die Sie als Administrator der Dienstpläne haben – allerdings können Sie über ein Auswahlfeld die Verfügbarkeit von ALLEN MitarbeiterInnen einsehen und diese ändern. Der/die Mitarbeiter/In sieht jedoch nur ihre eigene Verfügbarkeit.

Mit einem Klick auf ein Datum lässt sich die Verfügbarkeit einstellen. Im Ereigniskalender vordefinierte Ereignisse werden dabei ebenfalls angezeigt.

Diese Angaben haben dann einen direkten Effekt auf das Planerfenster. Die jeweiligen Verfügbarkeiten werden für jeden Tag in der Liste der Namen als eine Art „Vorplanung“ angezeigt:

  • „G“ bedeutet „Ganztägig verfügbar“
  • „T“ bedeutet „Teilzeit“ mit entsprechender Markierung des Zeitraumes
  • „W“ ist ein eingetragener Urlaubswunsch, den Sie unter ->Werkzeuge ->Urlaubsplaner bearbeiten können
  • „U“ ist ein genehmigter Urlaub
  • „N“ bedeutet „Nicht verfügbar“

 

Hinweise:

Die Verfügbarkeitsverwaltung ist damit nicht nur für flexible Mitarbeiter interessant. Festangstellte nutzen diese Verwaltung für das Eintragen von Urlaubswünschen. Außerdem wichtig: Die Verfügbarkeit kann von allen Nutzern geändert werden. Was passiert, wenn ein Nutzer dies nach bereits erfolgter Planung macht und dann nicht zum Dienst erscheint? So etwas sollte natürlich nicht passieren – CONSILIUM protokolliert aber all diese Änderungen. Das kann jederzeit für jeden Nutzer „->Werkzeuge ->Protokolle ansehen“ unter der Rubrik „Abläufe“ eingesehen werden. Dort ist auch vermerkt, wann und ob der User die Verfügbarkeit geändert hat oder ob sie als Admin die Änderung selbst vorgenommen haben.

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