Versand und Download

In dieser Rubrik steuern Sie den Versand von Dienstplänen und Abrechnungen per E-Mail für alle MitarbeiterInnen oder für Gruppen von Mitarbeitertypen. Sie können außerdem Dienstpläne für alle MitarbeiterInnen oder Mitarbeitertypen als ZIP Archiv mit einzelnen PDFs herunterladen.

Folgende drei Optionen stehen zur Auswahl – sie erreichen den jeweiligen Teil durch einen Klick auf den Reiter:

[1] Hier können Sie eine einfache Nachricht an alle MitarbeiterInnen oder an alle zugeordneten Personen eines Mitarbeitertyps versenden. Sie können so schnell und einfach ALLE oder einen bestimmten Teil der Mitarbeiter erreichen.

Hinweis: Jeder Versand erfolgt mit dem Absender „CONSILIUM Dienstplaner“, d.h. es erfolgt kein Versand über Ihre eigene E-Mail Adresse.

[2] In diesem Teilbereich stellen Sie den Dienstplan zusammen und versenden ihn. Oder sie laden die Dienstpläne im gebündelten ZIP Archiv herunter.

[3] Hier versenden Sie Abrechnungen, ggf. zusammen mit den für den Zeitraum korrespondierenden Dienstplänen. Sie können Abrechnungen als „vorläufig“ deklarieren und damit ihren MitarbeiterInnen die Möglichkeit zum Abgleich mit den eigenen Aufzeichnungen geben.

Einfache Nachricht versenden

Der Versand von einfachen Nachrichten (1) ist sehr einfach. Wählen Sie aus, an wen Sie diese einfache Nachricht senden möchten – an ALLE Mitarbeiter/Innen oder an die Mitarbeiter/Innen eines bestimmten Mitarbeitertyps. Geben Sie dann die zu versendende Nachricht und klicken Sie auf „Nachricht senden“. In dem sich dann öffnenden Dialog starten Sie den Versand durch einen Klick auf „Versand starten“.

Versandcenter - Versand starten

Allgemeine Hinweise

(diese gelten für den Versand von Nachrichten, Dienstplänen und Abrechnungen gleichermassen)

  • Es erhalten nur diejenigen Mitarbeiter/Innen eine Mail, bei denen eine gültige E-Mail Adresse hinterlegt ist und die für den Empfang von E-Mails aktiviert sind (siehe dazu die Details der Mitarbeiterverwaltung). Während der Versand ausgeführt wird, schreibt CONSILIUM ein Protokoll, dass Sie nach Abschluss des Versands über „Protokoll aufrufen“ einsehen können. Dort sehen Sie im Detail, an welche Mitarbeiter/Innen ein Versand erfolgt ist.
  • Der Versand erfolgt über das interne Versandsystem von CONSILIUM, d.h. der/die Empfänger sehen „CONSILIUM Dienstplaner“ oder „code-is-poetry.de“ als Absenderadresse. Da Google-Mail als internes Versandsystem verwendet wird, landen solche E-Mails unter Umständen im SPAM Ordner der Empfänger.
  • Sie können unter –>Werkzeuge ->Einstellungen ->Erweitert eine CC Adresse anlegen. An diese CC Adresse werden alle CONSILIUM Mails in Kopie versendet (mit Ausnahme von benutzerspezifischen Mails wie etwa die Anmeldeverifizierung oder Mails zum Zurücksetzen des Passwortes)

Dienstpläne versenden oder herunterladen

Der Versand von Dienstplänen ist ebenfalls sehr einfach. Neben der gleichen Auswahlmöglichkeit wie bei den einfachen Nachricht (Versand an alle Mitarbeiter/Innen oder einen Mitarbeitertyp)) müssen Sie hier einen Zeitraum der Planungen vorgeben, für die die Dienstpläne generiert werden sollen.

Sie haben hier eine weitere Option: Wenn SIe „Kein Versand – nur Download“ aktivieren, dann wird der Versand deaktiviert und alle Dienstpläne werden in einem ZIP Archiv zusammengefasst und zum Download angeboten. Damit können Sie alle erzeugten Dienstpläne als PDF Dateien lokal verarbeiten.

Hinweis: Einzelne Dienstpläne versenden Sie nicht hier. Um gezielt einen einzelnen Dienstplan an eine bestimmte Person zu zu versenden wählen Sie „->Auswertungen -> Dienstplan anzeigen“, wählen dort Zeitraum und betreffende Person aus und klicken dann auf „Dienstplan versenden“.

Abrechnungen versenden und herunterladen

Der Versand von Abrechnungen zeigt ebenfalls die Auswahlmöglichkeit von Zeitraum und Empfängergruppe (Alle oder Mitarbeitertyp) an. Allerdings gibt es hier eine Menge Einstellmöglichkeiten, mit denen sich viele Funktionen automatisieren lassen.

Versandcenter Dienstpläne

Als vorläufige Abrechnungen erstellen: Diese Option schreiibt in die versendete Abrechnung den Zusatz „Vorläufig“. Ebenso steht das Wort „Vorläufig“ im Betreff der versendeten E-Mail, Diese Option ist dafür gedacht, dass Sie diese vorläufigen ABrechnungen zunächst an die Mitarbeiter/Innen senden, damit diese die Abrechnungen prüfen und mit ihren Aufzeichnungen vergleichen können. Ein entsprechender Nachrichtentext könnte die Mitarbeiter/Innen darauf aufmerksam machen.

Zeilen direkt als abgerechnet markieren: Wenn Sie diese Option aktivieren, dann wird mit dem Versand der ausgewählte Zeitraum für jede Person als „abgerechnet“ gekennzeichnet. Diese Option sollten Sie erst wählen, wenn Sie sicher sind, dass die zu versendenden Abrechnungen alle korrekt sind. Sie können diesen Vorgang später nur für jede Person einzeln unter ->Auswertungen ->Abrechungen rückgängig machen.

Kein Versand – nur Download: Mit dieser Option wird der E-Mail Versand blockiert. Stattdessen werden alle Abrechungen und ggf. die Anhänge (siehe nächste Option) als PDF Dateien in einem ZIP Archiv zum Download bereit gestellt. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie die fertigen Abrechnungen weiterleiten möchten, z.B. an Ihre Lohnbuchhaltung.

Anhang hinzufügen: Hier können Sie auswählen, was Sie als Anhang zu den Abrechnungen hinzufügen möchten. Sie können entweder den kompletten Dienstplan für den Zeitraum beifügen oder einen Stundennachweis. Beides unterscheidet sich wie folgt:

  • Dienstplan : Es wird der komplette Dienstplan für den ausgewählten Zeitraum ausgewählt. Es wird dabei nicht berücksichtigt, ob Planungen in dem gewählten Zeitraum bereits als ‚abgerechnet‘ markiert worden ist.
  • Stundennachweis: Der Stundennachweis unterscheidet sich vom Dienstplan darin, dass er für den ausgewählten Zeitraum nur die Planungen auflistet, die bisher nicht als ‚abgerechnet‘ markiert worden sind.

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